Position Description

Office Manager
Location Winnipeg, MB
Company Impark Canada
Job Code 9291
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Impark is one of the largest parking management companies in North America. We have 55 years of experience, and currently operate parking facilities in more than 240 cities across the United States and Canada. Our business continues to prosper and grow. As a result, we are looking for exceptional people to join our workforce. People who are committed, ambitious, and eager to learn. People like you.

Our continued success is driven by our core values, which are:

Be admirable: Always conduct yourself in an honest and professional manner.
Create positive energy: Choose optimism.
Be a trailblazer: Drive innovative ways to achieve growth.

These values guide our actions and keep us on the right path. At Impark, the most successful people are those individuals who integrate these beliefs into their actions at work, and incorporate them into everyday behavior.

We are currently looking for an Office Manager to join our team. This position will provide diversified support to our Winnipeg branch along with reception and office administration functions focusing specifically on the following:

KEY RESPONSIBILITY

1. Reception

  • Answer and appropriately respond/route all calls

  • Greet and route all visitors

  • Daily Open/Close of the office with the associated responsibilities

  • Distribute mail, faxes and internal correspondence daily

  • Maintaining cleanliness and tidiness of lobby area

  • Additional tasks as required

2. Office Manager

  • Liaison with Property Management regarding all logistics

  • Manage all courier requirements for all employees – local courier, mail, fax, overnight services, etc.

  • Process / approving all PO’s and invoices

  • General office duties such as ensuring adequate office supplies on hand

  • Managing the staffing process including job postings, job fairs, conducting phone screens, interviews, and background and reference checks

  • Process WCB Reports and other Health & Safety administration duties.

  • Coordinate new hire set-up

  • Additional tasks as required

3. Executive Assistant

  • Provide administrative support for the Operations Team in the following ways:

  • Coordinate travel requirements

  • Organize logistics related to meetings

  • Process travel and expense reports

  • Provide general administrative support in terms of correspondence, document generation, etc.

  • Support backend processed for Support Services and field staff

  • Additional tasks as required

     

    SKILLS AND EXPERIENCE

  • G12/Equivalent, Diploma (2 years), Post-secondary education with focus on business administration.

  • 3- 5 years of experience in an executive/office support position.

  • Excellent interpersonal skills with client focus and an ability to work with staff at all levels.

  • Advanced computer skills, including MS Word, Excel, and PowerPoint.

  • Proven ability to plan and organize workloads by establishing priorities and respecting deadlines, as well as the flexibility to accommodate unexpected situations.

  • Strong communication and business writing skills and pleasant phone manner.

  • Exceptional customer service skills.

  • Able to work in unionized environment (preferred)

 

If you describe yourself as a team player, enthusiastic, possess a high level of integrity and the willingness to make a significant contribution, we invite you to apply for this opportunity.

Impark is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer – Minorities/Females/Veterans/Individual with a Disability/Sexual Orientation/Gender Identity

 

 

Impark est l'une des plus grandes sociétés de gestion de parkings en Amérique du Nord. Nous avons 55 ans d'expérience et exploitons actuellement des parkings dans plus de 240 villes aux États-Unis et au Canada. Notre entreprise continue de prospérer et de croître. En conséquence, nous recherchons des personnes exceptionnelles pour rejoindre notre effectif. Des gens engagés, ambitieux et désireux d'apprendre. Des gens comme toi.

Notre succès continu repose sur nos valeurs fondamentales, à savoir:

Soyez admirable: conduisez-vous toujours de manière honnête et professionnelle.

Créez de l'énergie positive: choisissez l'optimisme.

Soyez un pionnier: Trouvez des moyens novateurs de réaliser votre croissance.

Ces valeurs guident nos actions et nous maintiennent sur le droit chemin. Chez Impark, les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui intègrent ces croyances dans leurs actions au travail et les intègrent au comportement quotidien.

Nous recherchons actuellement un responsable de bureau pour rejoindre notre équipe. Ce poste fournira un soutien diversifié à notre succursale de Winnipeg, ainsi que des fonctions d’accueil et d’administration de bureau, en particulier dans les domaines suivants:

RESPONSABILITÉ CLÉ

accueil

• Répondre et répondre / acheminer correctement tous les appels

• saluer et acheminer tous les visiteurs

• Ouverture / fermeture quotidienne du bureau avec les responsabilités associées

• Distribuez quotidiennement le courrier, les fax et la correspondance interne

• Maintenir la propreté et la propreté du hall

• Tâches supplémentaires selon les besoins

Responsable administratif

• Liaison avec la gestion immobilière concernant toute la logistique

• Gérer toutes les exigences de messagerie pour tous les employés - messagerie locale, courrier, fax, services de nuit, etc.

• Traiter / approuver tous les bons de commande et toutes les factures

• Tâches générales du bureau, telles que l’approvisionnement en fournitures de bureau adéquates

• Gérer le processus de dotation en personnel, y compris l’affichage d’emplois, les salons de l’emploi, la réalisation d’écrans téléphoniques, les entrevues et la vérification des antécédents et des références

• Traiter les rapports de la WCB et d’autres tâches administratives liées à la santé et à la sécurité.

• Coordonner la mise en place de nouveaux employés

• Tâches supplémentaires selon les besoins

Assistant exécutif

• Fournir un soutien administratif à l'équipe des opérations des manières suivantes:

• Coordonner les exigences de voyage

• organiser la logistique liée aux réunions

• Traiter les rapports de voyage et de dépenses

• Fournir un soutien administratif général en termes de correspondance, de génération de documents, etc.

• Backend support traité pour les services de support et le personnel de terrain

• Tâches supplémentaires selon les besoins

 

COMPÉTENCES ET L'EXPÉRIENCE

• G12 / équivalent, diplôme (2 ans), études postsecondaires axées sur l'administration des affaires.

• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de soutien exécutif / de bureau.

• Excellentes compétences interpersonnelles axées sur le client et capacité à travailler avec le personnel à tous les niveaux.

• Connaissances informatiques avancées, notamment MS Word, Excel et PowerPoint.

• Aptitude confirmée à planifier et organiser les charges de travail en établissant des priorités et en respectant les délais, ainsi que la flexibilité nécessaire pour faire face aux situations imprévues.

• Excellentes aptitudes en communication et en rédaction commerciale et comportement téléphonique agréable.

• Compétences exceptionnelles en service à la clientèle.

• Capable de travailler dans un environnement syndiqué (préféré)

 

Si vous vous décrivez comme un joueur d'équipe, enthousiaste, doté d'un haut niveau d'intégrité et désirant apporter une contribution importante, nous vous invitons à postuler pour cette opportunité.

Impark est un employeur favorisant l'égalité des chances et l'action positive - Minorités / Femmes / Anciens combattants / Personne handicapée / Orientation sexuelle / Identité de genre

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