Position Description

Proposal Coordinator/ Copywriter
Location Toronto, ON
Company Impark Canada
Job Code 9230
Apply Now

Impark is one of North America’s leading parking management companies. Since its inception in 1962, Impark has transformed from a single surface lot operator into an industry trailblazer with 4,600 locations. As of 2019, we employ over 16,000 personnel across 400 cities and generate in excess of $2 billion in gross receipts.

Now part of Miami-based technology unicorn ParkJockey, we are a revolutionary union of resources leveraging our unrivalled talent and technology infrastructure to provide clients with custom, state-of-the-art parking solutions.

Our business continues to prosper and grow. As a result, we are looking for a full-time Proposal Coordinator to work at our Toronto, Ontario, location.

Job Description

The proposal coordinator is responsible for preparing, revising, and completing proposals and generally supporting marketing activities undertaken by the business.

Key Responsibilities

Project Management

  • Prepare proposal responses for the various company brands.

  • Work independently to manage workflows for assigned projects, including writing, editing, reviewing, revising, and approving.

  • Provide reviewing, proofreading, and general assistance to sales team members managing their own unsolicited responses.

  • Set and meet deadlines for all workflow stages as needed.

Copy Writing

  • Work with the Sales Team to identify key messages and write content for proposals and other special projects as required.

  • Write technical and non-technical proposal sections (e.g., executive summaries, management approaches, transition plans, past performance project citations, and key personnel resumes and biographies) and edit proposal documents for grammar, consistency, and overall message and themes.

Collaboration

  • Coordinate proposals and projects independently between different departments within the company.

  • Communicate with sales and senior management teams on proposal responses.

  • Work with Field Operations personnel and executive management to prepare a proposal that meets the objectives of the proposal and timeline.

  • Work within the Business Development Team to develop creative win strategies and technical response solutions.

  • Obtain assistance from other departments (e.g., customer service, client management, operations, purchasing, government services, human resources, accounting, safety) as required to prepare a comprehensive, compliant, and professional proposal that meets company standards, pricing requirements, client specifications, and regulatory and industry standards.

Administration

  • Coordinate the printing and binding of proposals and other documents as needed.

  • Coordinate the shipping and distribution of proposals and other documents.

  • Scan various tendering and purchasing websites to retrieve and review the most recent parking opportunities.

  • Assist with updating and maintaining the CRM database (Salesforce).

  • Assist with quarterly reporting.

  • Perform other administrative duties, as needed.

Related Experience & Skills

  • Bachelor’s degree, preferably in English or communications.

  • Strong communication skills, both written and oral.

  • Strong administrative and project management skills.

  • Strong computer skills, including experience with MS Word, Excel, PowerPoint, and other publication software.

  • An organized and methodical mindset.

  • The ability to work independently and in a team to meet deadlines.

  • Good analytical skills and an ability to balance multiple projects in a fast-paced environment.

  • 1-2 years of administration and project management experience is considered an asset.

  • 1-2 years of project coordination experience with multiple teams is considered an asset.

  • Knowledge of Salesforce is considered an asset.

  • Adobe InDesign experience is considered an asset.

If you describe yourself as a team player, are enthusiastic, and possess a high level of integrity and the willingness to make a significant contribution, we invite you to apply for this opportunity.

Impark is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer – Minorities/Females/Veterans/Individual with a Disability/Sexual Orientation/Gender Identity

 

Impark est l’une des principales sociétés de gestion de parkings en Amérique du Nord. Depuis sa création en 1962, Impark, qui exploitait un seul lot de surface, est devenu un pionnier du secteur avec 4 600 sites. En 2019, nous employons plus de 16 000 personnes dans 400 villes et générons des recettes brutes de plus de 2 milliards de dollars.

Faisant maintenant partie de la licorne technologique basée à Miami, ParkJockey, nous formons un ensemble révolutionnaire de ressources tirant parti de notre talent incomparable et de notre infrastructure technologique pour fournir à nos clients des solutions de stationnement personnalisées et à la pointe de la technologie.

Notre entreprise continue de prospérer et de croître. En conséquence, nous recherchons un associé en développement des affaires à plein temps pour travailler sur notre site de Toronto, en Ontario.

Description de l'emploi

Le coordinateur de proposition est responsable de la préparation, de la révision et de la complétion des propositions, ainsi que du support des activités de marketing entreprises par l'entreprise.

Principales responsabilités

Gestion de projet

  • Préparer les réponses aux propositions pour les différentes marques de l'entreprise.

  • Travaillez indépendamment pour gérer les flux de travail des projets assignés, notamment la rédaction, l'édition, la révision, la révision et l'approbation.

  • Fournir une révision, une correction d'épreuves et une assistance générale aux membres de l'équipe de vente qui gèrent leurs propres réponses non sollicitées.

  • Fixez et respectez les délais pour toutes les étapes du flux de travail en fonction des besoins.

Copier l'écriture

  • Collaborez avec l'équipe des ventes pour identifier les messages clés et rédiger le contenu des propositions et autres projets spéciaux, selon les besoins.

  • Rédigez des sections de propositions techniques et non techniques (résumés, approches de gestion, plans de transition, citations de projets de performances antérieures, curriculum vitae et biographies de personnel clé, par exemple) et éditez des documents de proposition pour la grammaire, la cohérence, le message et les thèmes en général.

Collaboration

  • Coordonner les propositions et les projets de manière indépendante entre les différents départements de l'entreprise.

  • Communiquez avec les équipes de vente et de direction sur les réponses aux propositions.

  • Travailler avec le personnel des opérations sur le terrain et la direction pour préparer une proposition qui réponde à ses objectifs et à son calendrier.

  • Travailler au sein de l'équipe de développement des affaires pour développer des stratégies de gain créatives et des solutions de réponse technique.

  • Obtenir l’assistance d’autres services (service à la clientèle, gestion de la clientèle, opérations, achats, services gouvernementaux, ressources humaines, comptabilité, sécurité, etc.) selon les besoins pour préparer une proposition complète, conforme et professionnelle, conforme aux normes de l’entreprise, aux exigences en matière de prix, à la clientèle. spécifications, normes réglementaires et industrielles.

Administration

  • Coordonner l’impression et la reliure des propositions et autres documents selon les besoins.

  • Coordonner l'envoi et la distribution des propositions et autres documents.

  • Parcourez divers sites Web d'appels d'offres et d'achat pour récupérer et consulter les dernières opportunités de stationnement.

  • Participer à la mise à jour et à la maintenance de la base de données CRM (Salesforce).

  • Participer aux rapports trimestriels.

  • Effectuer d'autres tâches administratives, selon les besoins.

Expérience et compétences connexes

  • Baccalauréat, de préférence en anglais ou en communication.

  • Solides compétences en communication écrite et orale.

  • Solides compétences administratives et de gestion de projet.

  • Solides compétences en informatique, y compris expérience avec MS Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels de publication.

  • Un état d'esprit organisé et méthodique.

  • La capacité de travailler de manière indépendante et en équipe pour respecter les délais.

  • Bonnes compétences analytiques et capacité à équilibrer plusieurs projets dans un environnement en évolution rapide.

  • 1-2 ans d'expérience en administration et en gestion de projet est considéré comme un atout.

  • 1-2 ans d'expérience en coordination de projet avec plusieurs équipes est considéré comme un atout.

  • La connaissance de Salesforce est considérée comme un atout.

  • Expérience Adobe InDesign est considérée comme un atout.

Si vous vous décrivez comme un joueur d'équipe, que vous êtes enthousiaste et que vous possédez un haut niveau d'intégrité et que vous souhaitez apporter une contribution significative, nous vous invitons à postuler pour cette opportunité.

Impark est un employeur favorisant l'égalité des chances et l'action positive - Minorités / Femmes / Anciens combattants / Personne handicapée / Orientation sexuelle / Identité de genre

 

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