Position Description

Operations Manager (Gerente de Operações)
Location Brazil
Department General-OP
# of openings 1
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Vital Strategies, headquartered in New York City, is an international public health organization. Our programs strengthen public health systems and address the world’s leading causes of illness, injury and death. We currently work in 73 countries, supporting data-driven decision making in government, advancing evidence-based public health policies and mounting strategic communication campaigns. Vital Strategies’ priorities are driven by the greatest potential to improve and save lives. They include non-communicable disease prevention, cardiovascular health promotion, tobacco control, road safety, obesity prevention, epidemic prevention, overdose prevention, environmental health, vital statistics systems building and multidrug-resistant tuberculosis treatment research. Our programs are primarily concentrated in low- and middle-income countries in Africa, Latin America, Asia and the Pacific; the Overdose Prevention Program is our first initiative in the U.S. Please visit our website at www.vitalstrategies.org to find out more about our work.

Vital Strategies offers highly competitive compensation and comprehensive benefits. Vital welcomes and supports a diverse, inclusive work environment, and strongly encourages qualified black candidates to apply.

Vital Strategies is seeking to hire an Operations Manager in Brazil. This is a full-time position (CLT) based in Sao Paulo, Brazil. Applicants must have a valid work permit to work in Brazil.

The Operations Manager will assist in the management of Sao Paulo office in collaboration with the Country Director, Finance Manager and U.S. headquarters. This position will report to the Country Director of Vital Strategies Brasil and has a second line report to the Deputy Director of Global Operations.

Specific duties include but are not limited to:

  • Monitor and track compliance schedule for local requirements.
  • Serve as local HR (Human Resources) liaison, working closely with the HR team to support the recruitment and onboarding process, work directly with payroll and benefits providers, manage employee relations, and ensure compliance to the local labor laws.
  • Serve as local focal point for Procurement, identifying sourcing and advertising channels, supporting competitive biddings/requests for proposals, reviewing contracts, and ensuring that internal policies and processes are followed.
  • Support local team with Travel (urgent bookings, passports/visa, travel safety and security, emergency services, etc.).
  • Serve as the focal point for safety and security for Vital Strategies’ work in Brazil. Coordinate with the Country Director and the Deputy Director of Global Security in the implementation of and compliance to Vital Strategies’ security management plan for Brazil and travelers.
  • Support the Country Director HQ Legal team for urgent/sensitive issues, liaising with local legal advisors whenever necessary.
  • Monitor and manage IT, facilities, insurance, and other operational activities; track and coordinate annual, quarterly, monthly, and ad-hoc contracts and service agreements locally or with U.S. headquarters.
  • Monitor and facilitate lease renewal business terms in close liaison with U.S. office and Country Director. Oversee and manage relationship and activities with local property management company, including for the upkeep of the physical office facilities.
  • Support the Finance Manager as needed, including the development of the annual budget; assistance with financial services providers (external audit, payroll, local accounting firm); etc.
  • Tailor and maintain the Operations and Finance Manual for Brazil.
  • Contribute to the development and refinement of Vital Strategies’ processes for the efficient operation and management of the office.
  • Work with the Country Director and Finance Manager in developing a fundraising strategy for Brazil office.
  • Work with the Country Director, Finance Manager, and senior leadership in preparing proposals for submission to local and international donors.
  • Limited travel between the U.S, and other Vital Strategies locations may be required during mutually agreed time periods.
  • Collaborate with other Vital Strategies’ Operations Managers globally.
  • Other duties as assigned.

Experience:

  • Minimum eight (8) years of overall experience in office Operations and minimum two (2) years working with a nonprofit organization in an Operations function
  • Experience with fundraising will be a plus.

Qualifications:

  • Minimum of a bachelor’s degree in a relevant field (business administration, economics, international relations, etc.)
  • At least intermediary level of English required. Advanced level of English preferred.
  • Analytical mindset with strong attention to details.
  • Ability to set priorities and problem-solve.
  • Excellent communication and relationship building skills with an ability to work with a variety of internal and external stakeholders.
  • Personal qualities of integrity, credibility, and dedication to the mission of Vital Strategies.
  • Collaborative, dedicated team player with excellent communication, organizational and coordination skills.
  • Current residency in Sao Paulo, Brazil
  • This Vacancy Advertisement is open to Brazilian Nationals and candidates holding a valid work resident permit for Brazil

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A Vital Strategies é uma organização internacional de saúde pública com sede na cidade de Nova York. Nossos programas fortalecem os sistemas de saúde pública e abordam as principais causas mundiais de doenças, lesões e morte. Atualmente trabalhamos em 73 países, apoiando governos na tomada de decisão a partir de dados, promovendo políticas de saúde pública baseadas em evidências e montando campanhas de comunicação estratégica. As áreas prioritárias de atuação da Vital Strategies são impulsionadas pelo potencial para melhorar e salvar vidas. Eles incluem prevenção de doenças não transmissíveis, promoção da saúde cardiovascular, controle do tabaco, segurança no trânsito, prevenção da obesidade, prevenção de epidemias, prevenção de overdose, saúde ambiental, construção de sistemas de estatísticas vitais e pesquisa de tratamento da tuberculose multirresistente. Nossos programas estão concentrados principalmente em países de baixa e média renda na África, América Latina, Ásia e Pacífico; o Programa de Prevenção de Overdose é nossa primeira iniciativa nos EUA. Visite nosso website em www.vitalstrategies.org para saber mais sobre nosso trabalho.

A Vital Strategies oferece remuneração altamente competitiva e benefícios abrangentes. Buscamos manter um ambiente de trabalho diverso e inclusivo, e encorajamos fortemente candidatos(as) negros(as) a se inscreverem. A Vital Strategies está buscando um Gerente de Operações para o Brasil. Este é um cargo de tempo integral (CLT) com sede em São Paulo, Brasil. Os candidatos devem ter uma autorização de trabalho válida para trabalhar no Brasil.

O Gerente de Operações apoiará a gestão do escritório de São Paulo em colaboração com o Diretor Executivo, o Gerente Financeiro e a sede nos Estados Unidos. Esta posição reportará diretamente ao Diretor Executivo da Vital Strategies Brasil e funcionalmente ao Diretor Adjunto de Operações Globais.

Atividades específicas da função incluem, mas não estão limitadas a:

  • Monitorar e acompanhar cronograma para cumprimento dos requisitos locais.
  • Atuar como representante local de RH (Recursos Humanos), trabalhando em estreita colaboração com a equipe de RH para apoiar o processo de recrutamento e integração, relacionando-se diretamente com os prestadores de serviço de folha de pagamento e benefícios, gerenciando relações com os funcionários e garantindo o cumprimento das leis trabalhistas locais.
  • Atuar como ponto focal local para Compras, identificando canais de busca e publicidade, apoiando chamadas públicas / solicitações de propostas, revisando contratos e garantindo que as políticas e processos internos sejam seguidos.
  • Apoiar a equipe local com viagens (reservas urgentes, passaportes / vistos, segurança em viagens, serviços de emergência, etc.).
  • Servir como ponto focal de segurança e proteção para o trabalho da Vital Strategies no Brasil. Coordenar com o Diretor Executivo e o Diretor Adjunto de Segurança Global a implementação e cumprimento do Plano de Gestão de Segurança para o Brasil da Vital Strategies Brasil e viajantes.
  •  Apoiar a equipe jurídica da sede e o Diretor Executivo em questões urgentes / sensíveis, entrando em contato com os consultores jurídicos locais sempre que necessário.
  • Monitorar e gerenciar TI, instalações, seguros e outras atividades operacionais; acompanhar e coordenar contratos e acordos de serviço anuais, trimestrais, mensais e ad-hoc localmente ou com a sede nos Estados Unidos.
  • Monitorar e facilitar os termos de renovação de aluguel em estreita ligação com o escritório dos EUA e o Diretor Executivo. Supervisionar e gerenciar o relacionamento e as atividades com a administradora de imóveis local, inclusive para a manutenção das instalações físicas do escritório.
  • Apoiar o Gerente Financeiro conforme necessário, incluindo a elaboração do orçamento anual; prestar assistência a prestadores de serviços financeiros (auditoria externa, folha de pagamento, firma de contabilidade local); etc.
  • Adequar e manter o Manual de Operações e Finanças para o Brasil.
  • Contribuir para o desenvolvimento e refinamento dos processos da Vital Strategies para a operação e gestão eficientes do escritório.
  • Trabalhar com o Diretor Executivo e o Gerente Financeiro no desenvolvimento de uma estratégia de captação de recursos para o escritório do Brasil.
  • Trabalhar com o Diretor Executivo, Gerente Financeiro e liderança sênior na preparação de propostas para doadores locais e internacionais.
  • Viagens limitadas entre os EUA e outros locais da Vital Strategies podem ser necessárias durante períodos mutuamente acordados.
  • Colaborar com outros Gerentes de Operações da Vital Strategies globalmente.
  • Outras funções, conforme atribuídas.

Experiência:

  • Mínimo de oito (8) anos de experiência em Operações de escritório e mínimo de dois (2) anos trabalhando com uma organização sem fins lucrativos em uma função de Operações.
  • Experiencia com captação de recursos será um diferencial

Qualificações:

  • Mínimo  de um diploma de bacharel em uma área relevante (administração, economia, relações internacionais, etc.).
  • Necessário ao menos nivel intermediário de inglês. Nivel avançado de inglês preferencial.
  • Mentalidade analítica com forte atenção aos detalhes.
  • Capacidade de definir prioridades e resolver problemas.
  • Excelente comunicação e habilidades de construção de relacionamento, com capacidade de trabalhar com uma variedade de partes interessadas internas e externas.
  • Qualidades pessoais de integridade, credibilidade e dedicação à missão da Vital Strategies.
  • Profissional dedicado e colaborativo, com excelentes habilidades de comunicação, organização e coordenação.
  • Residência em São Paulo, Brasil
  • Esta vaga está aberta a cidadãos brasileiros e a candidatos com autorização de trabalho válida para trabalhar no Brasil
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