Position Description

Finance Manager (Gerente Financeiro)
Location Brazil
Department Finance
# of openings 1
Apply Now

Vital Strategies, headquartered in New York City, is an international public health organization. Our programs strengthen public health systems and address the world’s leading causes of illness, injury and death. We currently work in 73 countries, supporting data-driven decision making in government, advancing evidence-based public health policies and mounting strategic communication campaigns. Vital Strategies’ priorities are driven by the greatest potential to improve and save lives. They include non-communicable disease prevention, cardiovascular health promotion, tobacco control, road safety, obesity prevention, epidemic prevention, overdose prevention, environmental health, vital statistics systems building and multidrug-resistant tuberculosis treatment research. Our programs are primarily concentrated in low- and middle-income countries in Africa, Latin America, Asia and the Pacific; the Overdose Prevention Program is our first initiative in the U.S. Please visit our website at www.vitalstrategies.org to find out more about our work.
________________________________________________________________________________________________________

A Vital Strategies é uma organização internacional de saúde pública com sede na cidade de Nova York. Nossos programas fortalecem os sistemas de saúde pública e abordam as principais causas mundiais de doenças, lesões e morte. Atualmente trabalhamos em 73 países, apoiando governos na tomada de decisão a partir de dados, promovendo políticas de saúde pública baseadas em evidências e montando campanhas de comunicação estratégica. As áreas prioritárias de atuação da Vital Strategies são impulsionadas pelo potencial para melhorar e salvar vidas. Eles incluem prevenção de doenças não transmissíveis, promoção da saúde cardiovascular, controle do tabaco, segurança no trânsito, prevenção da obesidade, prevenção de epidemias, prevenção de overdose, saúde ambiental, construção de sistemas de estatísticas vitais e pesquisa de tratamento da tuberculose multirresistente. Nossos programas estão concentrados principalmente em países de baixa e média renda na África, América Latina, Ásia e Pacífico; o Programa de Prevenção de Overdose é nossa primeira iniciativa nos EUA. Visite nosso website em www.vitalstrategies.org para saber mais sobre nosso trabalho.

Vital Strategies offers highly competitive compensation and comprehensive benefits. Vital welcomes and supports a diverse, inclusive work environment, and strongly encourages qualified black candidates to apply.
___________________________________________________________________________________
A Vital Strategies oferece remuneração altamente competitiva e benefícios abrangentes. Buscamos manter um ambiente de trabalho diverso e inclusivo, e encorajamos fortemente candidatos(as) negros(as) a se inscreverem.

The Position

Vital Strategies is seeking qualified candidates for the position of Finance Manager. This is a full-time position based in Sao Paulo, Brazil. Applicants must have a valid work permit to work in Brazil.

Duties and Responsibilities 

The Finance Manager will report directly to the Country Director in Brazil and functionally to the International Finance Officer. The Finance Manager will be responsible for country office financial operations including: ensuring proper monthly closings, monitoring internal controls, maintaining the integrity of financial data, training staff on process and procedures, managing the annual budget process coordinating the annual financial reporting, and meeting the financial Key Performance Indicators (KPIs) for Vital Strategies Brazil.

Specific duties include but are not limited to:

Accounting:

  • Manage accounts payable, including reviewing for appropriate signatories and coding
  • Manage accounts receivable
  •  Reconcile inter-company transfers, cash, bank, and credit cards
  • Responsible for data entry of expenses into the accounting system (Exact Globe)
  • Processing fund request from grants managers/programs to headquarters
  • Manage grants and office accounting, including overseeing of the local accounting/payroll firm Reporting:
  • Prepare, analyze, and distribute monthly and annual financial statements in a timely manner
  • Prepare financial reports for donors
  • Prepare financial reports for Brazil office Fiscal Board
  • Ensure financial reporting and balance sheet are in compliance with NBC (Brazilian Accounting Norms)
  • Completion of tax reporting requirements as needed

Reporting:

  • Prepare, analyze, and distribute monthly and annual financial statements in a timely manner
  • Prepare financial reports for donors
  • Prepare financial reports for Brazil office Fiscal Board
  • Ensure financial reporting and balance sheet are in compliance with NBC (Brazilian Accounting Norms)
  • Completion of tax reporting requirements as needed

Budgeting and Financial Controls:

  • Monitor monthly actual to budget variances. Update the management team on a monthly basis of any financial and budget concerns
  • Implement financial internal controls in areas such as: procurement, contracts, and agreements
  • In coordination with finance headquarters, lead the annual audit process (preparing all the audit schedules, coordination with the Audit team and responsible for the final Audit report, presenting the Audit report to the Sr. management and local Fiscal Board)
  • Oversee and lead annual budgeting process in collaboration with the Country Director and the Operations Manager
  • Administer and review all financial plans and budgets; monitor progress and changes; and keep senior leadership team abreast of the organization’s financial status.
  • Manage organizational cash flow and forecasting
  • Implement a robust financial management/reporting system; ensure that the contract billing and collection schedule is adhered to
  • Establish a review process to continuously improve financial accounting practices, and related policies and procedures
  • Work closely with the local Operations Manager to update, implement, and provide guidance on finance-related business policies
  •  Effectively communicate and present critical financial matters to the Country Director and CFO
  • Any other responsibilities assigned by the International Finance Officer

Banking and Exchange:

  • Monitor bank account and approve payments according to limits defined by internal policies
  • Liaise with bank manager for any need
  • Manage receipt of international transfers, liaising with exchange broker to negotiate exchange rates and contracts Fundraising:
  • Work with the Country Director and Operations Manager in building a fundraising strategy for Brazil office
  • Work with the Country Director, Operations Manager and senior leadership in preparing budget proposals to submission to local and international donors

Fundraising:

  • Work with the Country Director and Operations Manager in building a fundraising strategy for Brazil office
  • Work with the Country Director, Operations Manager and senior leadership in preparing budget proposals to submission to local and international donors

Qualifications

Education and degree
Minimum of a bachelor’s degree in Accounting, Finance, Economy, Management, or other related fields.

Skills & abilities

  • Ability to translate financial concepts to – and to effectively collaborate with -- programmatic colleagues who do not necessarily have finance backgrounds 
  •  Advanced MS Excel skills
  • Experience using financial software (Exact Globe, Net Suite, etc.)
  • At least intermediary level of English
  • Analytical mindset with strong attention to details
  • Ability to set priorities and problem-solve
  • Excellent communication and relationship building skills with an ability to work with a variety of internal and external stakeholders
  • Personal qualities of integrity, credibility, and dedication to the mission of Vital Strategies Experience required: Minimum seven (7) years of overall experience as a financial professional and minimum two (2) years working with a nonprofit organization in a financial role Experience preferred: Strong experience with accounting will be a plus.

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Responsabilidades e Funcoes

O Gerente Financeiro reportará diretamente ao Diretor do País no Brasil e funcionalmente ao Gerente Financeiro Internacional. O Gerente Financeiro será responsável pelas operações financeiras do escritório no país, incluindo: garantir o fechamento mensal adequado, monitorar os controles internos, manter a integridade dos dados financeiros, treinar a equipe em processos e procedimentos, gerenciar o processo de orçamento anual, coordenar o relatório financeiro anual e atender aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) financeiros para a Vital Strategies Brasil.

Atividades específicas da função incluem, mas não estão limitadas a:

Contabilidade:

  • Gerenciar o contas a pagar, incluindo a análise de aprovações e de códigos de orçamento
  • Gerenciar o contas a receber
  • Reconciliar transferências, dinheiro, banco e cartões de crédito
  • Responsável pela entrada de dados de despesas no sistema contábil (Exact Globe)
  • Processar solicitações de recursos de gestores de doações/ programas para a sede
  • Gerenciar a contabilidade de projetos e do escritório, incluindo supervisão da empresa local terceirizada de contabilidade / folha de pagamento.

Relatórios:

  • Preparar, analisar e enviar demonstrações financeiras mensais e anuais em tempo hábil
  • Preparar relatórios financeiros para doadores
  • Preparar relatórios financeiros para o Conselho Fiscal do escritório do Brasil
  • Garantir que os relatórios financeiros e o balanço patrimonial estejam em conformidade com a NBC (Normas Brasileiras de Contabilidade)
  • Preencher e enviar relatórios fiscais obrigatórios, conforme necessário

Orçamento e Controles Financeiros:

  • Monitorar variações do orçamento (orçado x realizado). Atualizar a liderança mensalmente sobre quaisquer questões financeiras e orçamentárias
  • Implementar controles financeiros internos em áreas como: compras, contratos e acordos
  • Em coordenação com o departamento financeiro da sede, liderar o processo de auditoria anual (preparar o cronograma de auditoria, coordenar com a equipe de auditoria e se responsabilizar pelo relatório de auditoria final, apresentando o relatório de auditoria para a liderança e para o Conselho Fiscal local)
  • Supervisionar e liderar o processo de orçamento anual em colaboração com o Diretor do País e o Gerente de Operações  Administrar e revisar todos os planos financeiros e orçamentos; monitorar o progresso e as mudanças; e manter a liderança informada sobre a situação financeira da organização.
  • Gerenciar fluxo de caixa e provisões
  • Implementar um sistema robusto de gestão / relatórios financeiros; garantir que o faturamento dos contratos e os cronogramas de cobrança sejam cumpridos
  • Estabelecer um processo de revisão para melhorar continuamente as práticas de contabilidade financeira e políticas e procedimentos relacionados
  • Trabalhar em estreita colaboração com o Gerente de Operações local para atualizar, implementar e fornecer orientação sobre políticas relacionadas a finanças
  • Comunicar e apresentar questões financeiras críticas ao Diretor de País e ao CFO
  • Outras responsabilidades atribuídas pelo Gerente Financeiro Internacional

Banco e Cambio:

  •  Monitorar a conta bancária e aprovar pagamentos de acordo com os limites definidos pelas políticas internas
  • Manter relacionamento com o gerente do banco para qualquer necessidade
  • Gerenciar o recebimento de transferências internacionais, fazendo contato com a corretora de câmbio para negociar taxas de câmbio e contratos Captação de recursos:
  • Trabalhar com o Diretor de País e o Gerente de Operações na construção de uma estratégia de captação de recursos para o escritório do Brasil
  • Trabalhar com o Diretor de País, o Gerente de Operações e a liderança na preparação de propostas de orçamento para doadores locais e internacionais

Captação de recursos:

  • Trabalhar com o Diretor de País e o Gerente de Operações na construção de uma estratégia de captação de recursos para o escritório do Brasil
  • Trabalhar com o Diretor de País, o Gerente de Operações e a liderança na preparação de propostas de orçamento para doadores locais e internacionais

Qualificações

Formação

Diploma de bacharel em contabilidade, finanças, economia, gestão ou outras áreas relacionadas.

Habilidades

  • Capacidade de traduzir conceitos financeiros para - e colaborar efetivamente com - colegas de programas que não necessariamente têm experiência em finanças
  • Habilidades avançadas em MS Excel
  • Experiência com software financeiro (Exact Globe, Net Suite, etc.)
  • Necessário ao menos nível intermediário de inglês  Mentalidade analítica com forte atenção aos detalhes
  •  Capacidade de definir prioridades e resolver problemas
  • Excelente comunicação e habilidades de construção de relacionamento, com capacidade de trabalhar com uma variedade de partes interessadas internas e externas
  • Qualidades pessoais de integridade, credibilidade e dedicação à missão da Vital Strategies
Back Apply Now